移动医疗的新媒体营销(五)

作者Dr.2,珍立拍股份公司董事长     

       

本章主要以某公司为例,论述如何不花一分钱去构建一个高效移动办公、客户管理和新媒体营销协同的工作流系统。不过首先Dr.2还是要介绍几个基本概念。

传统的办公系统存在固定地点的局限性,这对不少企业来说会严重影响效率,而办公效率对企业的生存发展起着至关重要的作用。随着移动互联网的迅速发展,智能手机、平板电脑的广泛使用,移动协同办公正在逐渐普及,它能为企业实现实时的信息沟通和资源共享,从而提高企业的协作效率,并降低沟通成本。

“移动办公”也可称为“3A办公”,即办公人员可在任何时间(Anytime)、任何地点(Anywhere)处理与业务相关的任何事情(Anything)。这种办公模式,可以让公司人员摆脱时间和空间的束缚。员工之间可以随时随地通畅地进行交互沟通,工作将更加轻松有效,整体运作更加协调。

移动办公并非新鲜事物,很多年前就有移动OA系统,第一代系统主要是依靠电话,短信,彩信,可上网笔记本来实现数据传输和通信功能。这种模式存在着不少严重的缺陷,信息传递实时性差,上级下达任务或者沟通不会立即得到回答,对话或者传达任务的内容有可能还会有遗漏和错误。第二代系统采用基于WAP技术的方式,手机主要通过浏览器访问WAP网页,以实现信息的查询,其缺陷主要表现在WAP网页访问的交互能力差,限制了移动办公的灵活性和方便性。而新一代的移动办公体系,借助智能终端和高速网络,是一个划时代的里程碑,它使员工可以真正随时随地,随意地处理工作,进行协同。

现在有不少行业内的IT公司都在进行移动办公解决方案的研究,但是随之带来的是企业用户需要负担较高的购买成本和维护成本,因为这些工具的商业模式通常是对10人以下的小团队免费,大一点的团队就要按人头按时间付费。这对于初创型企业或者现金流不那么充沛的企业来说,确实是一笔不小的负担。下面Dr.2将介绍如何使用一些常用软件,通过互相协作,构建一个移动协同办公体系。并且在构建体系的过程中,企业并没有花费成本,可谓是“0元购”。

1,易信交流+微信营销的工作流系统

每位员工注册一个易信号,名字改为部门+姓名,头像是本人生活照。每个部门建立一个易信群进行沟通。但是禁止使用朋友圈和订阅任何公众号。上班期间易信打开手机提醒,微信关闭手机提醒。(微信在工作中可以作为新媒体营销和传播信息的工具。)

易信除了文字、语音聊天、图片发送等令人眼熟的功能外,还有跨网免费短信、免费电话留言功能,从而实现APP与手机、固定电话的互通。特别适合协同办公,使用巧妙还能节约一部分成本,获得免费流量等。

选择易信作为移动办公的沟通工具,原因主要有以下四点:

1)微信已经是大众普及产品。打开任何一个员工的微信,都能看到众多的好友,朋友圈的更新更是此起彼伏。上班时间看微信,刷朋友圈是一种可怕的习惯,对员工的效率是一种“摧毁”。关于微信症候群的治疗方案,禅师在千年前就已有先见之明,他说:吃饭时吃饭(不要看手机),睡觉时睡觉(不要看手机),拉屎时拉屎(不要看手机),如此可矣。但是这样逃避,也不是办法。所以Dr.2隆重推荐易信,由于其目前的普及度还不高,员工可以按标题介绍的方法将易信作为移动办公沟通工具,这样可以避免员工在工作中和不相干的人的联系,以此来提高效率。

2)易信相比微信提供了信息“已读”的提示,“没看到”或“没听到”不再成为理由,这就保证了管理者对于信息接受者有了一个掌控,特别适合上传下达的办公体系。

3)易信还有一个比微信更适宜办公的理由,就是其的好友添加方式是基于熟人的添加,目前它将陌生人这一门槛给“封死”了,因此使用者不会收到陌生人的信息,避免了很多的干扰。但注册基于手机号码,为避免万一出现熟人骚扰,可在隐私设置里的好友权限选项里,将允许手机号搜索和推荐通讯录好友全部关闭,啊,这个世界清净了!

4)易信的语音声音保真效果很好,更清晰,适合秘书整理你的录音,这样可以顺畅构建移动文秘体系。

    然易信目前还是有不少不足之处的。比如易信的信息同步率还有缺陷。当有信息发到某个小组里时,不同状态的手机接到易信的时间是不一样的,当手机处于待机状态时,易信会有迟滞,有时甚至都不提示有新信息,只有打开易信的界面,才能看到未读的信息。

不过负责新媒体营销的员工和企业的领导者在工作中,需要与外界联系,包括客户,媒体公关,推广活动,机构等各方人士,对方一般都会使用微信联系,所以必须微信、易信同时打开提醒。同时微信在网络营销推广中的影响力很大。员工可以在移动办公中,甚至休闲度假中,也能进行有效的新媒体营销

2,工作QQ与生活QQ分开

规定:每日工作时间,只能登录工作QQ,只能添加与工作相关人士,禁止添加朋友,亲人等无关人员,禁止添加非工作用群。工作QQ不启用通讯录,防止他人误加。

工作QQ用来在上班时间与同事或客户进行沟通,而生活QQ空间可以转发营销内容,实现全方面的新媒体营销。不要小看QQ空间的威力,因为它有巨大的用户基数和强粘性。

现在还有一个新增功能“QQ关联”。员工的生活和工作QQ可以在手机上互相关联,这样在平时的生活中,即使手机上登录的是自己的生活QQ,一旦工作QQ有信息或者邮件,生活QQ也会接收到。但是登陆工作QQ的时候,要选择屏蔽一些因为关联后,可能会显示的群信息,以提高效率,减少干扰。同理,微信也可以关注工作QQ邮箱,这样可以及时查收两个号,即使在休假,重要的事情也不会耽误,兼顾工作与生活。

3QQ邮件系统

规定:每位员工都有一个企业邮箱和一个QQ邮箱。企业邮箱用来向公司外部人员发送消息,而QQ邮箱则方便员工之间的互相沟通和上传下达,并且可以留有记录,可以搜索。

使用QQ邮件系统的好处有:

1、现代企业的工作强度大,虽然利用易信,微信或者QQ聊天可以进行延时沟通,但对一个复杂的事情不容易说清理顺,反而会浪费精力。所以利用邮件系统进行协同工作流,可以简化流程,避免碎片化倾向。

2、邮件除非是人为删除,否则不会丢失,不像QQ,换台电脑记录就找不到了。或者微信,换个手机或者误删了软件,聊天记录就找不回来了。邮件实际是在云端保存的,所以无论何处,只要登录电脑或者手机,就可以看到历史记录,便于检索。

3QQ邮件是我认为最好的系统,既可以发大附件,空间也足够大,还会收到邮件后进行推送提醒,减少遗漏重要信息的可能,在手机上也可以无缝阅读。不需要一定购买企业级服务,免费的服务就已经很好。很多公司不用QQ 只是因为不太“高大上”,认为影响公司形象。不过对于初创型企业来说,重实不重名,努力节约一切不必要的花费是正道。

以上三套系统均为免费,这样我们可以构成了简易移动办公协同系统,最大的好处,这样架构比较轻,免去特定软件系统的培训时间,而且比较稳定,可扩展性比较好。这样配合手机微信,微博,论坛和视频网站等等,可以进行移动间的新媒体营销。

但是免费的产品毕竟功能受限,例如如何精确管理业务员营销;如何进行CRM客户资料数据库的构建和使用;如何在内部员工之间进行高效的匿名投票和调查,以辅助快速决策;如何采集第一线的宝贵营销数据;如何进行团队间的协同日程和工作流管理,尤其是位于多个城市,或者一个城市不同地区的时候。这些问题都是免费产品不能实现的。总之一句话,企业对效率的追求是永无止境的。在本文的实例中,如果后面我再介绍我们自己研发自己使用的部分移动办公产品和功能的话,可能会被人扣上广告软文的帽子,还是先看读者的反馈吧。

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