药企病例征集活动常见问答

作者Dr.2,Medicool医库公司董事长     

       

近期一批药企和器械企业跟我们沟通准备进行病例征集,临床循证数据研究和产品上市后再评价,关于具体实施有很多问题,我们集中做一些回复。

1. 药企为什么要做病例征集?

药企药品的研发、普及和推广,都要经过一系列的市场调查和学术推广,其中,患者反馈、医生口碑以及大量典型病例是最好的循证与营销手段。

典型病例收集活动是以继教的方式通过医生对产品相关临床案例进行收集汇总,而且移动端病例工具可以对患者进行随访复诊,便于管理患者以及对药品使用疗效的追踪,这会大幅提升医患友好度,降低病例征集的难度。这些病例将成为后续对其他医生进行推广的具备说服力的武器。

2. 为什么做线上病例征集省时省力,真实高效?

病例征集活动通过线上线下有效互补的方式,减少人力成本消耗的同时,扩大活动覆盖范围,提高效率,快速传递活动信息,收集真实有效的病例。

在线病例征集活动的基本流程分为以下三部分:

(1)活动准备阶段:医库根据药企的需求定制活动方案,完成活动专区的构建。同时通过线上、线下多种方法招募产品相关科室的医生,药企也可同步开展活动的推广,将活动信息推送给目标科室的医生。

(2)病例收集阶段:医生通过文字、拍照或者录音的方式收集病例,医库的医学编辑会将收集到的有效病例进行人工整理,形成格式化病例并汇总。同时,无论病例审核通过与否,都会与用户联系(先站内信、短信,最后电话联系),病例如不符合要求,告知医生不符合要求的原因;病例如符合要求,则告知医生已通过审核。

(3)数据处理阶段:医库将病例收集过程中的海量数据进行分析汇总,去除隐私信息后统计分析后发送给药企,一方面可以指导药企的市场营销,更全面的了解真实医疗市场的信息;另一方面还可用于临床学术研究,以医库近期的一次病例征集活动为例,4个多月时间收到4000多份病例报告,海量的临床数据为医生发表临床学术论文提供了便利,药企也可以综合临床数据用于发表文章和指导新药研发,还可以在各地区会议,卫星会上进行宣讲。

3. 在病例征集活动开始前,药企需要准备什么?

病例征集活动围绕药企的需求展开。药企需要明确目的,选定收集病例的药品,并根据自身需求拟定病例模板,明确病例要求。

通常来说,病例征集活动由第三方提供采集平台,并由药企大力配合进行线下宣传推广。因此,药企需要在活动开展前,与各区域负责代表做好协商,传达活动旨意,并按需制定推广要求,保证线下代表能够全力配合做好活动。

4. 什么样的病例算合格病例?

完整的合格病例一般包括:主诉病史、查体、辅助检查、诊断治疗和随访几个部分。病理征集活动严格的杜绝只上传病历处方的情况。同时,完成一个合格病例的步骤也是很简单的,医生只需要使用手机拍照的功能完整的拍下病例处方中的各个部分,医库的医学编辑会按照上述的主诉病史、查体等各部分要求进行人工编辑。尤其值得注意的是,医库特有的随访记录功能为药企病例征集活动中需要随访信息的病例提供了简便的记录工具。

5. 为什么药企之前搞得很多病例征集活动很少有医生主动参加?

第一次做病例征集活动的药企,为了能回收到更详细的病例,了解更多临床需求,会把病例要求制定的非常细致,带来执行上的问题和kpi逼迫下的造假!

首先,病例要求越多,活动的介绍文字就越多,大量的文字要求描述会使线上医生浏览疲倦,导致参加活动意愿降低。其次,要求越多,符合条件的病例就相对越少,医生需要从这些病例中逐个筛选,这就需要花费较多的时间,参加意愿大大降低。特别之前是采用线下填表的方式,医生参与麻烦成本很高,要不就要提高每例的临床观察费,要不就是代表配合造假。

因此,药企在制定方案时,应在保证自身需求的同时,尽可能的简化一些常规的要求,突出主要特点。

6. 医生上传的病例不完整怎么办?

在上传病例过程中,有的医生可能第一次使用病例采集功能或者没看清具体病例要求,会有漏传和上传错误等现象,这样的病例就不完整了,这时候怎么办呢?

医库的每个病例征集活动,都会有编辑实时进行病例整理,一旦发现有上述现象,会定期通过站内信、短信或电话联系医生,提醒补充和重新上传病例,尽力确保每个上传的病例都真是有效。

这块人力与沟通成本由医库来承担!

7. 之前很多病例随访为什么难收集?

医库从开展病例征集活动起发现,近期越来越多的药企要求病例必须随访。但在实际执行过程中,随访的收集确实有一定的困难。尤其是当收集的病例为常见疾病,一次性就诊病例(例如:感冒、发热、消化不良等)且处方医生没有随访记录时,患者众多需逐一跟踪随访,收集周期比较长。这种情况可以使用医库的医患随访工具,或者由平台跟进,把特定随访问题推送给患者,大大提升患者依从性和医生意愿,降低执行难度。

8. 怎样避免出现虚假病例?

传统的病例收集活动都是先设计好病例表格,再由线下代表带着这类表格让医生填写,但是很少有医生愿意填写复杂的表格。于是,医药代表或者第三方就会委派人员现场协助医生填表,一旦出现病例数量不够的情形就会出现围绕一份真实病例,稍微修改主诉、病程、性别、年龄或者疾病过程,伪造出多份合格病例的情形。

所以,医库的病例征集活动都会建议药企在活动细则中要求上传完整电子病历,而非通过药代在线下填写。医学编辑在整理过程中一旦发现相似病例,则会仔细核对病历信息中的很多数据是否重复,判断出是否为合格病例,以此最大限度的避免出现虚假病例。

9. 药企能否通过活动拿到第三方平台医生的个人信息?

参与病例征集活动的医生一般分为两部分。一批是药企固定的医生客户,或在活动期间,由药企代表邀请参与活动的医生;另一批则是医库第三方平台长期积累的忠实医生用户。

通常,第三方平台的医生用户参与药企活动均是出于自愿。他们经过长期对平台的关注而产生信任感,会积极参与各种活动,第三方平台有义务维护他们的个人隐私不泄露。因此,活动中涉及到这些用户的个人信息,会以统计分析表格的方式给到企业,隐去具体的用户隐私。通过汇总表,药企可以整体判断,哪些科室和区域表现突出,营销预算是否跟进。

10. 如何处理医生临床观察费用的合规问题?

病例征集活动会根据病例数量支付给医生相应的临床观察费,费用与病例数挂钩,与药品销量无关。而且,病例征集从采集开始就留下一系列证据链条,参与的账号唯一,拍照录音采集服务器都记录准确的时间和定位信息,编辑整理审核有沟通记录,最后合格病例奖励或者支付学术费用有汇款转帐凭证。这些完整的证据链能够充分说明医生参与的真实性和关联性。医库拒绝以病例征集为由进行走账,严格禁止伪造文件材料为医生输送利益!

医库目前已经跟国内十几家规模药企开展了几十次的大规模病例征集,有关于病例征集和学术推广的问题可以与作者Dr.2联系(微信号:medicool2)


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